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筑業(yè)軟件丨電子文件與電子檔案規(guī)范管理模式的實(shí)踐
案例詳情
在數(shù)字化時代，長沙市城市建設(shè)檔案館肩負(fù)著重要的使命，負(fù)責(zé)收集、整理和保管城市建成區(qū)內(nèi)具有永久和長期保存價值的城建檔案，并參與建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案業(yè)務(wù)驗(yàn)收工作；組織開展城建檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)管理建設(shè)工程電子檔案；承擔(dān)館藏檔案資源開發(fā)利用服務(wù)。為深入貫徹落實(shí)《檔案法》的要求，確保電子檔案的來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，該館積極應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)手段和管理理念，采取了一系列創(chuàng)新的管理方法與技術(shù)措施，推動電子文件與電子檔案規(guī)范管理模式的落地實(shí)現(xiàn)。
1、堅(jiān)守“來源可靠”的底線
參為確保電子檔案的來源真實(shí)可靠，建項(xiàng)目五方責(zé)任主體單位現(xiàn)場依照《湖南省房屋建筑工程竣工驗(yàn)收技術(shù)資料統(tǒng)一用表》全省統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，采用專業(yè)檔案資料編制軟件完成資料編制工作，通過專用歸檔和移交接收接口，不僅維護(hù)了電子檔案的“憑證屬性”，還通過系統(tǒng)的“四性”檢測，為電子檔案的真實(shí)性和可靠性提供了有力保障，充分保障電子檔案“來源可靠”。
2、打造“程序規(guī)范”的標(biāo)桿
通過精心設(shè)計(jì)流程圖、制定操作標(biāo)準(zhǔn)、明確管理要求和技術(shù)規(guī)范，以及實(shí)施管理信息包與操作日志的可溯源驗(yàn)證，確保了電子文件與電子檔案全生命周期管理的“程序規(guī)范”。
3、夯實(shí)“要素合規(guī)”的基礎(chǔ)
合規(guī)是電子檔案管理的基本要求。該館通過明確數(shù)據(jù)要素、確保要素完整性，以及規(guī)范電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和管理過程信息等要素符合規(guī)范要求，確保電子檔案的合規(guī)性。此外，通過將電子文件的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)固化為PDF格式，為電子檔案的長期保存和可用性提供了堅(jiān)實(shí)保障。
4、項(xiàng)目試點(diǎn)工作
依照文件要求項(xiàng)目電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具有同等的法律效力，可以以電子形式作為憑證。各級住建部門應(yīng)將城建檔案（含電子檔案）歸集情況統(tǒng)籌納入項(xiàng)目評先評優(yōu)條件。
在項(xiàng)目試點(diǎn)工作方面，長沙市城市建設(shè)檔案館積極響應(yīng)號召，與筑業(yè)公司緊密合作，共同推進(jìn)試點(diǎn)項(xiàng)目的落地實(shí)施。經(jīng)過不懈的努力，2024年1月5日，五個試點(diǎn)項(xiàng)目在湖南省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳組織的建設(shè)工程電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)項(xiàng)目評審驗(yàn)收工作中順利通過，得到了專家組的高度認(rèn)可。這一成果不僅驗(yàn)證了該館在電子文件與電子檔案規(guī)范管理方面的創(chuàng)新實(shí)踐，也為其他城市建設(shè)檔案館提供了寶貴的經(jīng)驗(yàn)和借鑒。
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